5 consejos para organizar un concierto de música con éxito
La organización de un concierto puede resultar una experiencia enriquecedora para cualquiera que decida sacar adelante esta empresa. No obstante, también implica coordinar diversos elementos de forma cuidadosa, incluyendo asuntos que van desde la contratación del artista hasta garantizar la seguridad de los asistentes al evento musical.
Desde esta perspectiva, organizar un concierto de música puede convertirse en una tarea abrumadora. La forma de simplificar un poco el proceso es contando con el apoyo de profesionales audiovisuales, como por ejemplo Producciones GDP, los cuales pueden encargarse de todos los detalles relacionados con la organización de un concierto.
A continuación, revisamos cinco consejos esenciales que debes aplicar para organizar un concierto de música, para asegurar su éxito y reducir al máximo las preocupaciones. Igualmente, recalcamos la importancia de permitir que sean los expertos quienes se encarguen de manejar la complejidad logística de esta clase de eventos públicos.
Presupuesto y patrocinadores
En primera instancia, resulta indispensable establecer un presupuesto que incluya todos los gastos asociados con el concierto, desde el pago de artistas hasta el total de gastos relacionados con la producción, publicidad y seguridad durante el evento. El presupuesto debe responder a una planificación financiera flexible, capaz de adaptarse a imprevistos.
Con el presupuesto como base, es necesario comenzar la búsqueda de patrocinadores. Estos sirven para aliviar la carga financiera, incrementando los recursos disponibles.
Booking de los artistas
Lo siguiente será atravesar el proceso de negociación y contratación de los artistas, el cual aborda detalles como las tarifas, los requisitos técnicos del show y disponibilidad de fechas.
Así mismo, involucra formalizar los acuerdos mediante contratos detallados, siendo esta la forma de garantizar que ambas partes comprendan sus responsabilidades y puedan cumplirlas. El contrato debe recoger las exigencias técnicas de los artistas, el tiempo de presentación, políticas de cancelaciones y cualquier otro término relevante.
Escoger y preparar la sede del evento
Es preciso elegir cuidadosamente la sede del concierto. Este debe ser adecuado en términos de capacidad, accesibilidad y ambiente, además de contar con la infraestructura técnica necesaria para albergar el evento.
Así mismo, existen otros preparativos relacionados con trámites de Hacienda, la SGAE, seguros y otros relacionados con la seguridad y logística del evento, los cuales suelen demandar mucha atención.
Promoción del concierto
Una vez completada la negociación con el artista y escogida la sede del concierto, es posible comenzar a trabajar sobre la estrategia de marketing.
Para la promoción de un concierto se busca aprovechar las ventajas de las redes sociales, aunque también se incluye la publicidad tradicional, las relaciones públicas y las colaboraciones con influencers.
De igual modo, esta fase involucra la selección de la plataforma de ventas y la puesta en marcha de la campaña publicitaria. Por lo general, parte de la estrategia de promoción se basa en ofrecer descuentos que estimulen la venta anticipada de entradas.
Seguridad y control de acceso
Finalmente, es requerido un plan de seguridad integral. Este debe abordar asuntos como la gestión de multitudes, la atención médica de emergencia y la coordinación con las fuerzas del orden público como medida de respaldo ante contingencias.
El plan de seguridad debería involucrar la aplicación de un sistema eficiente para el control de acceso, el cual garantice la seguridad del público.